Transfer z letiště Praha pro skupiny: možnosti a na co si dát pozor

Přílet je první a často nejstresovější část cesty. U jednoho hosta stačí taxi. U skupiny dvaceti lidí, kteří přilétají třemi různými lety, s kufry, dětskými kočárky a jedním golfovým bagem, je transfer z letiště malá logistická operace. V článku najdete možnosti, které máte, a chyby, kterým se dá snadno vyhnout.

Základní fakta o pražském letišti

• Letiště Václava Havla Praha leží asi 17 km od centra. Cesta autem trvá podle provozu obvykle 25 až 45 minut.
• Terminál 1 odbavuje lety ze zemí mimo schengenský prostor, Terminál 2 lety ze schengenských zemí.
• Hosté z mimoschengenských letů procházejí po příletu pasovou kontrolou, s čímž je třeba počítat při plánování času.
• Železniční spojení letiště s centrem zatím neexistuje, otevřít by se mělo nejdříve v roce 2032.

U větší skupiny si proto u každého letu ověřte terminál. Hosté jedné akce mohou snadno přiletět do obou terminálů a pak potřebují dvě místa setkání.

Jaké vozidlo pro jakou skupinu

Vozidlo vybírejte podle počtu lidí i podle zavazadel. Kufr na týden zabere víc místa, než se zdá.

• Osobní auto: jeden až tři cestující se standardními zavazadly.
• Minivan: rodiny a malé skupiny, obvykle až sedm nebo osm cestujících.
• Mikrobus: skupiny zhruba od deseti lidí.
• Autobus: větší skupiny až po plně obsazený autobus, na přání s průvodcem na palubě, který hosty přivítá a cestou řekne pár slov o Praze.
• Business class a VIP: prémiové vozy pro vedoucí delegací a významné hosty.

U skupin s objemnými zavazadly, lyžemi nebo golfovým vybavením se vyplatí zvolit o stupeň větší vozidlo. Stejně tak u hostů s invalidním vozíkem nebo s kočárky.

Jeden let, nebo více letů?

Nejsložitější jsou skupiny, které přilétají různými lety. Máte v zásadě dvě možnosti:

1. Jedno velké vozidlo, které počká na všechny. Méně vozidel, ale první hosté mohou na letišti čekat i několik hodin.
2. Více menších vozidel podle letů. Každý let má svůj odjezd a nikdo zbytečně nečeká. Vyžaduje to ale přesnou koordinaci.

Často je nejlepší kombinace obou: hlavní skupina jede autobusem, hosté na dřívějších nebo pozdějších letech menším autem. U větších akcí může na letišti čekat náš zástupce, který hosty přivítá a pošle je ke správnému vozidlu.

Příklad: čtyřicet hostů na třech letech

Představte si konferenci, na kterou přiletí čtyřicet účastníků. Dvě skupiny dorazí dopoledne do Terminálu 2, třetí odpoledne do Terminálu 1. Rozumné řešení je autobus, který odveze obě dopolední skupiny najednou, a pro odpolední let menší vozidlo podle počtu cestujících. Zástupce na letišti má jmenný seznam, odškrtává příchozí a hlídá, aby nikdo nezůstal v hale. Každý host dostane předem jednu zprávu s terminálem, místem setkání a popisem cedulky. Pokud se jeden let zpozdí, pojede jeho vozidlo později a ostatní na něj nemusí čekat.

Co od nás skupina dostane

• přivítání v příletové hale s cedulkou se jménem nebo s názvem skupiny,
• sledování letu, takže se zpožděním počítáme bez telefonování,
• 60 minut čekání zdarma po skutečném přistání,
• jméno řidiče a přesné místo setkání 24 hodin předem,
• dětské autosedačky na vyžádání,
• mýtné a parkování zahrnuté v nabídce.

Příjezd k hotelu v centru

Autobusy pro turistické skupiny nesmějí do historického centra Prahy. Zvláštní povolení, které by vjezd umožnilo, běžné turistické autobusy nedostanou. Vysazovat a nabírat cestující smějí jen na vyhrazených zastávkách, a to nejvýše 15 minut, a mezitím čekají na parkovištích pro autobusy. Pokud je hotel v pěší zóně nebo v úzké uličce, počítejte s krátkým přesunem pěšky s kufry. Vyplatí se to vědět předem a hostům to říct, případně zvolit menší vozidla, která obvykle mohou zastavit blíž.

Co připravit před příletem

Čím lepší podklady, tím hladší transfer. Pošlete nám:

• jmenný seznam hostů a jejich lety, tedy číslo letu, čas příletu a odkud letí,
• počet zavazadel a informaci o zvláštních zavazadlech,
• věk dětí kvůli autosedačkám,
• informaci o omezené pohyblivosti nebo potřebě invalidního vozíku,
• adresu hotelu a případně první bod programu po příletu.

Hostům pak pošlete jednoduchou instrukci: kde se sejdou, jak bude vypadat cedulka a na koho se obrátit, když se něco zdrží.

Odlet: na co nezapomenout

Transfer na letiště se plánuje podle opačné logiky. Výchozím bodem je čas odletu a doporučení letecké společnosti, kdy být na letišti, od něj se odečte cesta, která podle provozu trvá obvykle 25 až 45 minut, a rezerva na nakládání zavazadel. U skupiny s více lety opět plánujte odjezdy podle letů. Čas vyzvednutí oznamte hostům nejpozději večer předem, ideálně i na recepci hotelu, a domluvte, kde budou kufry čekat, pokud hosté opouštějí pokoje dřív, než odjíždějí.

Když se něco pokazí

• Ztracené zavazadlo. Host ho musí nahlásit ještě v hale pro výdej zavazadel, než projde do příletové haly. Vyřízení chvíli trvá, proto nám dejte vědět a domluvíme se, jak dlouho má řidič počkat.
• Zmeškaný přestup. Host přiletí jiným letem, než měl. Stačí poslat nové číslo letu a vyzvednutí přeplánujeme.
• Host nemůže řidiče najít. Proto posíláme jméno řidiče a přesné místo setkání předem a hosté vědí, na koho se obrátit.

Nejčastější chyby

• Podcenit zavazadla. Dvanáct lidí se do mikrobusu vejde, jejich kufry na týden ne vždy.
• Jedno vozidlo na tři lety. První hosté pak na letišti čekají hodiny.
• Zapomenout na odlet. Transfer na letiště je stejně důležitý jako příjezd. Čas odjezdu z hotelu musí odpovídat doporučení letecké společnosti pro odbavení.
• Nejasné místo setkání. Hosté z mimoschengenských letů vyjdou v jiném terminálu než ostatní.
• Spoléhat na taxi pro celou skupinu. Oficiálním taxi partnerem letiště je Uber, ostatní taxislužby a aplikace nabírají cestující na parkovištích P1, P2 a PB EXPRESS. Pro skupinu to znamená několik aut, několik plateb a hosty rozptýlené po městě.

Jak to zajistíme

Transfery z letiště zajišťujeme pro jednotlivé hosty i pro velké skupiny: koordinujeme více letů, plánujeme vozidla podle letového řádu a na přání přidáme průvodce nebo zástupce na letišti. Podrobnosti o službě najdete na stránce transfery z letiště, o autech a autobusech na stránce auto s řidičem a pronájem autobusu. Celou logistiku skupin, tedy hotely, průvodce a restaurace, popisujeme na stránce skupiny. Pokud hostíte zahraniční delegaci, přečtěte si také článek Program pro zahraniční partnery a delegace v Praze.