Agencia receptiva: qué hace y cuándo la necesitas

Cuando llevas a Praga a tu equipo, a una delegación o a un grupo de clientes, detrás de cada estancia hay decenas de pequeñas tareas. ¿Quién los recoge en el aeropuerto? ¿Dónde se alojan? ¿Quién les enseña el Castillo de Praga, dónde comen y cómo vuelven al hotel a las diez de la noche? Ese es precisamente el trabajo de una agencia receptiva. En este artículo te explicamos qué hace exactamente, para quién trabaja, en qué se diferencia de una DMC y de un turoperador y cuándo te conviene recurrir a ella.

Qué significa turismo receptivo

En turismo se distinguen dos direcciones. El turismo emisor (outgoing, en inglés) abarca los viajes de los residentes de un país al extranjero: unas vacaciones en la playa, un viaje cultural por Italia, esquí en los Alpes. El turismo receptivo (incoming) es la dirección contraria: los visitantes del extranjero que llegan a un país, en este caso a Chequia.

Una agencia receptiva está, por tanto, en el lado del destino. Conoce los hoteles, las empresas de transporte, los guías, los restaurantes y los espacios para eventos del lugar, sabe cómo funciona la ciudad y se hace cargo de los viajeros desde el momento en que aterrizan. En checo se llama incomingová agentura, y en inglés, para un papel parecido, también se usan los términos ground handler o receptive operator.

Qué gestiona una agencia receptiva

El alcance de los servicios varía de una empresa a otra, pero lo habitual es esto:

• Recepción en el aeropuerto y traslados. Un conductor que espera en la sala de llegadas con un cartel con el nombre, y coches, furgonetas, minibuses o autocares.
• Alojamiento. Elección del hotel según el programa y el presupuesto y, para grupos, bloqueo de habitaciones y rooming list.
• Transporte durante la estancia. Un coche con conductor para todo el día, un autocar para una excursión, el regreso al hotel después de una cena.
• Guías. Guías oficiales para visitas por Praga y excursiones y, para grupos grandes, varios guías a la vez.
• Restaurantes y menús de grupo. Reservas de mesas, salones privados y menús cerrados, teniendo en cuenta dietas y alergias.
• Entradas y programa. Conciertos, ópera, eventos deportivos y entradas con hora para los monumentos.
• Excursiones fuera de Praga. Kutná Hora, Karlštejn, Český Krumlov, Karlovy Vary y otros lugares.
• Coordinación en destino. Un solo contacto que resuelve los cambios y los imprevistos.

Para quién trabaja

El cliente tradicional de una agencia receptiva es un turoperador extranjero. Este vende el viaje a sus clientes en su país, y la agencia de Praga se encarga para él de los servicios en destino. Pero a menudo los encargos llegan directamente, sin un turoperador de por medio:

• Empresas que llevan a Praga a su equipo, a sus clientes o a sus socios, o que tienen allí una filial que recibe visitas.
• Universidades, centros de investigación y organismos públicos que envían o reciben delegaciones y visitas técnicas.
• Organizadores de congresos y eventos de empresa que necesitan atender a los participantes también fuera del programa oficial.
• Particulares que viajan a Praga con su familia o sus amigos y quieren un programa cómodo para todos.

Para quien organiza el viaje, esta colaboración tiene una gran ventaja: tú te ocupas del contenido de la visita, es decir, de las reuniones, las presentaciones y las personas, y la agencia se encarga de toda la logística.

Agencia receptiva, DMC y turoperador

Estos términos se solapan, por eso es fácil perderse entre ellos.

Una DMC (destination management company, empresa de gestión de destinos) es, en esencia, una agencia receptiva especializada en clientes de empresa: viajes de incentivo, congresos, cenas de gala y team building. En Praga, muchas empresas hacen las dos cosas. Encontrarás más sobre este papel en nuestra página DMC para Praga.

La cestovní kancelář y la cestovní agentura, en cambio, son categorías jurídicas que define la ley checa. La cestovní kancelář, un turoperador con licencia, necesita una concesión y debe estar asegurada frente a la insolvencia. La cestovní agentura, una agencia de viajes, ejerce una actividad comercial libre y vende servicios turísticos sueltos. Una agencia receptiva puede ser jurídicamente una u otra. Lo explicamos en detalle en el artículo Turoperador y agencia de viajes en Chequia: quién puede vender qué.

Cuándo te conviene una agencia receptiva

No todos los viajes necesitan una agencia. Pero estas situaciones suelen indicar que merece la pena:

• Viaja un grupo. Diez personas en vuelos distintos, con necesidades alimentarias diferentes y un programa común son una tarea logística, no un par de reservas.
• El programa tiene varias partes. El aeropuerto, el hotel, las reuniones, la visita guiada, la cena y la excursión a Kutná Hora tienen que encajar en el horario.
• El grupo viaja a Praga por primera vez y no habla checo. Necesita a alguien que lo oriente y un guía que hable su idioma.
• No tienes capacidad. El compañero que pasa la semana entera escribiendo a restaurantes y empresas de transporte deja de hacer su propio trabajo.
• Quieres un solo proveedor y una visión clara. En lugar de diez reservas con diez empresas, tienes un único presupuesto en el que ves cada servicio por separado.
• La impresión cuenta. Con socios de negocios y delegaciones oficiales, cualquier confusión en el aeropuerto o una silla vacía en la mesa se nota.

Cómo puede ser en la práctica

Imagina que tu empresa reúne en Praga, durante tres días, a ocho socios comerciales de tres países. Llegan en dos vuelos a dos terminales distintas, uno de ellos es vegetariano y el jefe de la delegación quiere ver el Castillo de Praga. La agencia se encarga de la recepción en ambos vuelos, un hotel cerca del lugar de las reuniones, un coche con conductor para los días de reuniones, una visita guiada de tres horas por el castillo y la Ciudad Vieja, un salón privado para la cena conjunta con un menú adaptado y el traslado al aeropuerto. La empresa recibe un solo horario y un solo presupuesto, en el que ve cada partida por separado, y su equipo puede centrarse en las reuniones.

Cuándo no la necesitas

Seamos sinceros. Si viaja un solo compañero a una reunión de dos días, el hotel ya lo tienes contratado y desde el aeropuerto irá en taxi o en trolebús, no necesitas una agencia. Lo mismo vale para las reuniones internas en las que cada uno se organiza por su cuenta. Una agencia tiene sentido cuando te ahorra tiempo y reduce el riesgo de que algo salga mal.

Cómo funciona la colaboración

1. Briefing. Envías la fecha, el número de personas, el motivo del viaje y una idea del programa. Para empezar bastan unas líneas.
2. Propuesta y presupuesto. La agencia prepara una propuesta de programa y un presupuesto por escrito.
3. Confirmación. Cuando das tu visto bueno, reserva todos los servicios y los confirma por escrito.
4. Documentación antes de la llegada. El horario, los puntos de encuentro y los datos de conductores y guías. Con nosotros los recibes 24 horas antes.
5. Atención durante la estancia. Un solo contacto se ocupa de los vuelos retrasados, los cambios de programa y los imprevistos.
6. Facturación. Según el presupuesto confirmado, con los cambios que hayas aprobado durante la preparación.

Qué preguntar a una agencia

• ¿Qué estatus legal tiene, cuál es su IČO (el número de identificación de la empresa) y con qué licencia comercial opera?
• ¿Trabaja solo con guías que tienen la Tarjeta Nacional Checa de Guía? Es obligatoria desde 2021 para trabajar como guía de forma remunerada en Chequia.
• ¿Confirma cada servicio por escrito y cuáles son sus condiciones de cancelación?
• ¿Quién será tu persona de contacto durante el programa y cómo puedes localizarla también por la noche?
• ¿Cómo trata los datos personales de los viajeros, por ejemplo los nombres y los números de pasaporte?

Cómo trabajamos nosotros

PraguePrivate es una agencia de viajes de Praga (una cestovní agentura según la ley checa) cuyo equipo tiene más de 20 años de experiencia en turismo. Para grupos y viajeros del extranjero nos encargamos de servicios individuales: traslados, hoteles, coches con conductor, guías oficiales que hablan español, restaurantes, entradas y excursiones. Todo figura en un único presupuesto desglosado y tienes un solo contacto de principio a fin. En nuestra página de agencia receptiva en Praga explicamos cómo trabajamos con empresas y profesionales. Si estás preparando un viaje, pídenos un presupuesto sin compromiso.