Incoming acentesi nedir, ne yapar ve ne zaman ihtiyacınız olur?

Prag'a bir heyet, bir müşteri grubu ya da ekibiniz geldiğinde, konaklamanın arkasında onlarca küçük iş vardır. Onları havalimanında kim karşılayacak? Nerede kalacaklar? Prag Kalesi'ni onlara kim gezdirecek, nerede yemek yiyecekler ve akşam saat onda otele nasıl dönecekler? İşte bu, bir incoming acentesinin işidir. Bu yazıda incoming acentesinin tam olarak ne yaptığını, kimler için çalıştığını, DMC'den ve tur operatöründen farkını ve onunla ne zaman çalışmanın size gerçekten fayda sağlayacağını anlatıyoruz.

Incoming ne demek

Turizmde iki yön vardır. Outgoing, yani giden turizm, bir ülkeden yurt dışına yapılan seyahatlerdir: deniz tatili, İtalya'da bir kültür turu, Alpler'de kayak. Incoming, yani gelen turizm, bunun tersidir: yurt dışından bir ülkeye gelen ziyaretçiler. İstanbul'dan Prag'a uçan bir grup, onu gönderen acente için outgoing, Prag'da onu karşılayan acente için incoming'dir.

Dolayısıyla incoming acentesi seyahatin varış noktası tarafında durur. Yerel otelleri, ulaşım firmalarını, rehberleri, restoranları ve etkinlik mekânlarını tanır; şehrin nasıl işlediğini bilir ve misafirleri uçaktan indikleri anda devralır. İngilizcede benzer bir rol için ground handler veya receptive operator ifadeleri de kullanılır.

Incoming acentesi neleri ayarlar

Hizmetlerin kapsamı şirketten şirkete değişir, ancak genellikle şu kalemleri içerir:

• Havalimanında karşılama ve transferler. Varış salonunda isim tabelasıyla bekleyen bir şoför; otomobiller, minivanlar, minibüsler ve otobüsler.
• Konaklama. Programa ve bütçeye göre otel seçimi; gruplar için oda bloğu ve oda listesi (rooming list).
• Kalış süresince ulaşım. Tam gün şoförlü araç, gezi için otobüs, akşam yemeğinden dönüş.
• Rehberler. Prag turları ve geziler için lisanslı rehberler; büyük gruplarda aynı anda birkaç rehber.
• Restoranlar ve grup menüleri. Masa, özel salon ve sabit menü rezervasyonları; özel beslenme ihtiyaçları ve alerjiler dahil.
• Biletler ve program. Konserler, opera, spor karşılaşmaları ve tarihi yerler için saatli girişler.
• Prag dışına geziler. Kutná Hora, Karlštejn, Český Krumlov, Karlovy Vary ve diğer yerler.
• Yerinde koordinasyon. Değişiklikleri ve beklenmedik durumları çözen tek bir muhatap.

Kimler için çalışır

Bir incoming acentesinin geleneksel müşterisi yurt dışındaki bir tur operatörü veya seyahat acentesidir, örneğin Türkiye'den Prag'a grup gönderen bir acente. Tur operatörü seyahati kendi ülkesindeki müşterilerine satar, Prag'daki acente de onun için sahadaki hizmetleri ayarlar. Ancak talepler çoğu zaman doğrudan şirketlerden ve kurumlardan da gelir:

• Şirketler: ekiplerini, müşterilerini veya iş ortaklarını Prag'a getirenler ya da Prag'da yurt dışından gelen misafirleri ağırlayanlar.
• Üniversiteler, araştırma kurumları ve kamu kurumları: Prag'a heyet getirenler ya da uzman ziyaretleri gerçekleştirenler; belediyeler ve ticaret odaları da buna dahildir.
• Konferans ve kurumsal etkinlik organizatörleri: katılımcılarıyla asıl programın dışında da ilgilenmesi gerekenler.
• Bireyler: ailelerini veya arkadaşlarını Prag'a getiren ya da Prag'da ağırlayan ve onlar için rahat bir program hazırlamak isteyenler.

Grubu getiren ya da ağırlayan taraf için bu iş birliğinin büyük bir avantajı var: siz ziyaretin içeriğine, yani toplantılara, sunumlara ve insanlara odaklanırsınız; çevresindeki lojistiği acente üstlenir.

Incoming acentesi, DMC ve tur operatörü

Bu kavramlar iç içe geçer; bu yüzden aralarında kaybolmak kolaydır.

DMC (destination management company, yani destinasyon yönetim şirketi), özünde kurumsal müşterilere odaklanan bir incoming acentesidir: teşvik gezileri, konferanslar, gala yemekleri ve team building etkinlikleri. Prag'da birçok şirket ikisini birden yapar. Bu rol hakkında daha fazlasını Prag için DMC sayfamızda bulabilirsiniz.

Tur operatörü ve seyahat acentesi ise Çek kanununun tanımladığı hukuki kategorilerdir. Tur operatörü (cestovní kancelář), paket tur satabilen lisanslı bir şirkettir: devletten ruhsat alması ve iflasa karşı sigortalı olması gerekir. Seyahat acentesi (cestovní agentura) serbest ticari faaliyet olarak çalışır ve tekil turizm hizmetleri satar. Bir incoming acentesi hukuken bunlardan biri ya da diğeri olabilir. Konuyu Çekya'da tur operatörü ve seyahat acentesi farkı yazımızda ayrıntılı olarak ele alıyoruz.

Incoming acentesi ne zaman işinize yarar

Her ziyaretin bir acenteye ihtiyacı yoktur. Ancak şu durumlar genellikle acenteyle çalışmanın işinize yarayacağını gösterir:

• Bir grup geliyor. Farklı uçuşlarla gelen, farklı beslenme tercihleri olan ve ortak bir programı paylaşan on kişi, birkaç rezervasyonla halledilecek bir iş değil, bir lojistik görevdir.
• Program birden fazla bölümden oluşuyor. Havalimanı, otel, toplantı, tur, akşam yemeği ve Kutná Hora gezisi, saatleri birbirine uyacak şekilde sıralanmalıdır.
• Misafirler Prag'a ilk kez geliyor ve Çekçe bilmiyor. Onlara yol gösterecek birine ve anlaşabilecekleri bir rehbere ihtiyaçları var. Türk grupları için bu, Türkçe konuşan lisanslı bir rehber demektir.
• Ekibinizin zamanı yok. Bütün hafta restoranları ve ulaşım firmalarını arayan bir çalışma arkadaşınız, o hafta kendi işini yapamaz.
• Tek tedarikçi ve net bir tablo istiyorsunuz. On ayrı firmada on rezervasyon yerine, her hizmeti ayrı ayrı gördüğünüz tek bir teklifiniz olur.
• İzlenim önemli. İş ortakları ve resmi heyetler söz konusu olduğunda havalimanındaki her karışıklık ya da masadaki her boş sandalye fark edilir.

Uygulamadan bir örnek

Üç farklı ülkeden sekiz iş ortağını üç günlüğüne Prag'da ağırlayan bir şirket düşünün. Misafirler iki ayrı uçuşla iki farklı terminale iniyor, içlerinden biri vejetaryen ve heyet başkanı Prag Kalesi'ni görmek istiyor. Acente iki uçuş için de karşılamayı, toplantı yerine yakın bir oteli, toplantı günleri için şoförlü bir aracı, rehberle üç saatlik bir Kale ve Eski Şehir turunu, uyarlanmış menüyle ortak akşam yemeği için özel bir salonu ve havalimanına dönüş transferini ayarlar. Şirket tek bir zaman çizelgesi ve her kalemi ayrı ayrı gösteren tek bir teklif alır; çalışanları da toplantılara odaklanabilir.

Ne zaman ihtiyacınız olmaz

Dürüst olalım. İki günlük bir toplantı için tek bir çalışma arkadaşınız geliyorsa, anlaşmalı bir oteliniz varsa ve havalimanından taksiyle ya da troleybüsle gidecekse acenteye ihtiyacınız yoktur. Misafirlerin kendi başlarının çaresine baktığı şirket içi toplantılar için de aynısı geçerlidir. Acente, size zaman kazandırdığı ve bir şeylerin ters gitme riskini azalttığı durumlarda anlamlıdır.

İş birliği nasıl işler

1. Brif. Tarihleri, kişi sayısını, ziyaretin amacını ve programla ilgili fikirlerinizi gönderin. Başlangıç için birkaç cümle yeterli.
2. Öneri ve teklif. Acente bir program önerisi ve yazılı bir teklif hazırlar.
3. Teyit. Siz onayladıktan sonra tüm hizmetleri ayırtır ve her birini yazılı olarak teyit eder.
4. Varıştan önce belgeler. Zaman çizelgesi, buluşma noktaları, şoför ve rehber bilgileri. Bizde bunları 24 saat önceden alırsınız.
5. Kalış süresince destek. Tek bir muhatap geciken uçuşları, program değişikliklerini ve beklenmedik durumları çözer.
6. Faturalandırma. Onaylanan teklife göre, hazırlık sürecinde kabul ettiğiniz değişikliklerle birlikte.

Acenteye neler sorulmalı

• Hukuki statüsü nedir, şirket sicil numarası (IČO) ve ticari faaliyet izni var mı?
• Yalnızca Çek Ulusal Rehber Kartı'na (Český národní průkaz průvodce) sahip rehberlerle mi çalışıyor? Bu kart, Çekya'da ücret karşılığı rehberlik için 2021'den bu yana zorunludur.
• Her hizmeti yazılı olarak teyit ediyor mu, iptal koşulları neler?
• Program sırasında irtibat kişiniz kim olacak ve ona akşam saatlerinde de nasıl ulaşacaksınız?
• Misafirlerin kişisel verilerini, örneğin adlarını ve pasaport numaralarını nasıl işliyor?

Biz nasıl çalışıyoruz

PraguePrivate, turizmde 20 yılı aşkın deneyime sahip bir ekiple çalışan, Prag merkezli bir seyahat acentesidir (cestovní agentura). Yurt dışından gelen misafirler için tekil hizmetleri ayarlıyoruz: transferler, oteller, şoförlü araçlar, Türkçe konuşan lisanslı rehberler, restoranlar, biletler ve geziler. Hepsini kalem kalem tek bir teklifte görürsünüz ve baştan sona tek bir muhatabınız olur. Şirketler ve iş ortaklarıyla nasıl çalıştığımızı Prag'da incoming acentesi sayfamızda anlatıyoruz. Bir ziyaret planlıyorsanız bize bağlayıcı olmayan bir teklif talebi gönderin.