Prag'da DMC nasıl seçilir: sözleşme imzalamadan önce sormanız gereken 10 soru

Prag'da bir destinasyon yönetim şirketi (DMC) seçmek, siz orada değilken müşterilerinizle ilgilenecek insanları seçmek demektir. Fiyat önemlidir, ancak asıl farklar sahada, program günü ortaya çıkar: doğru yerde bekleyen bir otobüs, kırk kişilik bir grubun ilgisini canlı tutan bir rehber, herkesi bir arada oturtan bir restoran ve gece geç saatte bile açılan bir telefon. Bu on soru, bunları sözleşmeyi imzalamadan önce öğrenmenize yardımcı olur.

1. Yasal statünüz nedir, her hizmet için sözleşmeyi kim yapıyor?

Çekya'da bir cestovní kancelář (seyahat bürosu; tur operatörünün Çekya'daki karşılığı) paket tur düzenleyip satabilir ve iflasa karşı sigortalı olmak zorundadır. Cestovní agentura (seyahat acentesi) ise tekil seyahat hizmetlerini ayarlar ve paket turu yalnızca bir tur operatörü adına satabilir. Seyahati yabancı bir tur operatörü olarak siz düzenliyorsanız, Prag'daki iş ortağınız sahadaki hizmetleri sağlar. Şirket unvanını, sicil numarasını (IČO) ve ticari faaliyet izinlerini isteyin, bunları Çekya'nın herkese açık şirket sicillerinden kontrol edin. Teklifte her hizmeti kimin sağladığı belirtilmelidir.

2. Hangi hizmetleri kendiniz veriyor, hangilerini dışarıdan sağlıyorsunuz?

Hiçbir DMC bütün otobüslerin, mekânların ve otellerin sahibi değildir. Önemli olan, iş ortağınızın grubunuzu kimin taşıyacağını, kimin gezdireceğini ve kimin ağırlayacağını tam olarak bilmesi ve bunların sorumluluğunu üstlenmesidir. Araç firmalarının ve rehberlerin kim olduğunu, ne zamandır birlikte çalıştıklarını ve bir tedarikçi o gün aksarsa ne olacağını sorun.

3. Rehberleriniz nitelikli mi, bizimki gibi gruplarla deneyimleri var mı?

2021'den bu yana Çekya'da ücret karşılığı rehberlik yapan herkesin Çek Ulusal Rehber Kartı taşıması zorunludur; kartın üst derecesi için ise Prague City Tourism tarafından düzenlenen Prag rehberlik sınavı gibi tanınmış bir yeterlilik gerekir. Kartın yanı sıra deneyimi de sorun: bir okul grubu, bir teşvik grubu ve resmi bir heyet farklı beceriler ister. Büyük gruplar için rehber başına düşen misafir sayısını ve telsiz kulaklık sistemlerini sorun. Rehberleri gruplarla nasıl eşleştirdiğimizi lisanslı özel rehberler sayfamızda anlatıyoruz.

4. Teklifi nasıl hazırlıyorsunuz?

İyi bir teklif kalem kalem hazırlanır. Neyin dahil olup neyin olmadığını, fiyatların ne kadar süre geçerli olduğunu, para birimini ve her hizmetin koşullarını belirtir. Fiyatların net mi yoksa komisyonlu mu olduğunu ve KDV'nin nasıl gösterildiğini sorun: Avrupa Birliği'nde seyahat hizmetleri, seyahat acentelerine özgü özel marj rejimine tabi olabilir ve bu da KDV'nin faturalarda nasıl göründüğünü etkiler.

5. Ödeme ve iptal koşullarınız nedir?

Ön ödemeler, kalan tutarın ödeme tarihleri ve iptal için son tarihler, hizmeti fiilen sağlayan otel ve mekânların koşullarıyla örtüşmelidir. Otel odalarının serbest bırakma (release) tarihlerini, kişi sayısını azaltma kurallarını ve her hizmetin iptal ücretlerini gösteren bir takvim isteyin; böylece katılımcı sayınız değiştiğinde sürprizle karşılaşmazsınız.

6. Otel bloklarını nasıl yönetiyorsunuz?

Oteller gruplara genellikle release tarihi olan bir kontenjan (allotment) verir; bu tarihten sonra satılmamış odalar otele geri döner. DMC'nin kontenjanları otellerle nasıl müzakere ettiğini, oda listelerinin (rooming list) ne zaman teslim edilmesi gerektiğini, son dakika değişikliklerinin nasıl yönetildiğini ve otobüsün otel girişinde durup duramayacağını sorun. Nasıl çalıştığımızı Prag'da otel rezervasyonu sayfamızda görebilirsiniz.

7. Tarihi merkezde otobüsleri nasıl planlıyorsunuz?

Tur otobüsleri Prag'ın tarihi merkezine giremez. Yolcuları belirlenmiş otobüs duraklarında en fazla 15 dakika durarak indirip alır, arada belirlenmiş otobüs otoparklarında bekler; en iyi durak da çoğu zaman en yakın olan değildir. DMC'nin her gün için durakları, park yerlerini ve zamanlamayı nasıl planladığını, otobüs ile görülecek yerler arasındaki yürüyüşlerin ne kadar sürdüğünü ve uzun mesafe yürüyemeyen misafirler için nasıl bir plan olduğunu sorun. Yaklaşımımızı grup lojistiği ve şoför ve otobüs kiralama sayfalarımızda anlatıyoruz.

8. Grubu sahada kim destekliyor?

Operasyon sorumlusunun adını ve tur liderinin ona nasıl ulaşacağını sorun; akşamları ve hafta sonları da telefonlara yanıt veren biri olup olmadığını öğrenin. O gün çözdükleri bir sorundan örnek isteyin: rötar yapan bir uçuş, kapalı bir ziyaret yeri, hastalanan bir misafir. Alacağınız yanıt size her broşürden daha fazlasını anlatır.

9. Referanslarınızı ve örnek bir operasyon planınızı görebilir miyiz?

Yabancı iş ortaklarıyla çalışmaya alışkın bir DMC, benzer programlardan referanslar ve anonimleştirilmiş bir operasyon planı paylaşabilir: saatleri, araç hareketlerini, rehber görevlendirmelerini ve restoran rezervasyonlarını içeren gün gün bir program. Plan netse operasyon da genellikle aynı netlikte yürür.

10. Kişisel verileri ve sorumluluğu nasıl yönetiyorsunuz?

Oda listeleri, pasaport bilgileri ve beslenme tercihlerine ilişkin notlar kişisel veridir. DMC'nin bu verileri GDPR (AB Genel Veri Koruma Tüzüğü) kapsamında nasıl sakladığını ve paylaştığını, hangi sigortalara sahip olduğunu ve bir sorun çıkarsa sorumluluğun siz, DMC ve tedarikçiler arasında nasıl paylaşıldığını sorun.

Uyarı işaretleri

• Hizmet dökümü olmadan verilen tek bir toplam fiyat.
• Rehberliği ve şoförlüğü kimin yapacağına dair belirsiz yanıtlar.
• Her hizmet için yazılı onay verilmemesi.
• Açık bir gerekçe olmadan, seyahatten çok önce tutarın tamamını ödemeniz için baskı yapılması.
• Program günleri için adı belli bir irtibat kişisinin olmaması.

İş ortaklarıyla nasıl çalışıyoruz

Tur operatörleri, seyahat acenteleri ve etkinlik planlayıcıları için Prag'da ve Çekya'da sahadaki hizmetleri ayarlıyoruz: transferler ve otobüsler, oteller, lisanslı rehberler, mekânlar, restoranlar ve biletler; hepsi kalem kalem tek bir teklif ve tek bir operasyon sorumlusuyla. Gruplarınız için Türkçe konuşan lisanslı rehberler de ayarlıyoruz. DMC hizmetlerimizi Prag için DMC sayfasında, incoming seyahat acenteniz olarak bizimle nasıl çalışabileceğinizi incoming acentesi sayfasında okuyabilir ya da iş ortakları sayfamız üzerinden bize brifinizi gönderebilirsiniz.